구글 오피스로 주소록 공유하기

본 글은 본인의 블로그를 통합하면서 다음과 네이버 블로그에 있던 글을 옮긴 것입니다. 또한 그 과정에서 일부 내용은 추가, 수정 되었습니다. 이점 참고하시기 바랍니다.

회사나 공동체 활동을 하면서 가장 귀찮고, 어려운 일들 중 하나는 주소록을 만드는 등 여러 사람의 데이타를 한 곳에 모우는 일이다. 프로그램을 할 줄 아는 사람은 잠깐 시간으로 간단한 웹 프로그램을 만들어서 활용할 수 있지만 문서 작성이나 인터넷 서핑이 업무의 전부인 직장인들은 쉽지 않은 일이다. 여러 사람에게 문서를 보내 취합을 하다보면 어느것이 새로운 버젼인지 알 수가 없고, 옛날 문서인 줄 알고 지우고 보면 그게 새로운 문서라서 애를 먹을 때도 있으며, 어렵게 양식을 만들어서 보내주면 엉뚱한 양식이나 전혀 다른 문서 포멧으로 파일을 보내는 사람이 꼭 있게 마련이다. 그런데 이런 문제를 해결할 수 있는 좋은 방법이 있다. 바로 구글 오피스 즉, 구글 드라이브의 활용이다.그리고 구글 오피스의 활용은 정품 소프트웨어 가격이 비싸 사지 못하는 작은 기업이나 개인에게는 참으로 유용한 도구이다.

일단 구글 오피스에서 문서를 만들기 위해서는 구글에 가입을 하여야 한다. 하지만 문서를 회람하거나 수정하는 사람은 꼭 가입하지 않아도 상관없다.

 

이제 구글에 로그인을 해보자. 아마도 구글 아이디는 대부분 있을 것이고, 이 화면은 많이 익숙할 것이라 생각한다. 그림에 표기된 부분을 클릭해 보자.

 

 

그곳을 클릭하면 더 많은 서비스가 나오며 거기에 구글 오피스 바로가기가 숨어있다. 세번째 줄에 보이는 구글 드라이브가 구글 오피스이다. 아마도 원래 구글 오피스라는 이름에서 클라우드 서비스를 진행하면서 구글 드라이브라는 이름으로 바뀐 듯하다.(개인적인 생각이다.)

 

 

구글 드라이브를 클릭하면 위와 같은 화면은 볼 수가 있다. 본인은 몇 개의 문서가 이미 만들어져 있다. 모든 오피스 문서나 클라우드 서비스에 올린 문서는 여기에 저장이 된다. 만일 새로운 문서를 만들고 싶으면 왼쪽 상단의 만들기를 클릭하면 엑셀, 워드, 파워 포인트는 오피스류의 문서를 만들 수 있고, 만듬과 동시에 구글 드라이브 즉, 인터넷 상에 직접 저장이 된다.

 

 

주소록을 만들기 위해 새로 만들기에서 스프레드시트를 선택한 화면이다. 엑셀은 MS 오피스의 스프레드시트 이름이며, 우리가 쓰는 엑셀류의 숫자 계산 프로그램을 스프레드시트라고 한다. 이제 자신이 원하는 항목들을 넣어 문서를 만들어 보자. 

문서를 모두 만들었으면 이제 이 문서를 공유해야 한다. 화면 우측 상단에 공유 단추를 눌러보자.

 

 

 그럼 위와 같은 화면이 나오면서 이 문서의 URL이 나온다. 결국 이 URL을 알려주면 이 URL을 받은 사람들이 이 문서를 공유할 수 있게 되는 것이다. 하지만 어떤 사람들에게 어떻게 공유할 지를 정해야 한다. SNS 아이콘 밑에 있는 비공개 버튼 오른쪽의 변경을 눌러보자

 

 

변경을 누르게 되면, 이제 위와 같은 화면이 나오면서 공유를 설정할 수 있다.보통의 경우는 위의 링크가 있는 모든 사용자에게 공개를 선택하면 된다. 이것을 선택하면 내가 보내는 링크를 받는 모든 사용자는 구글 계정 로그인 없이 바로 내가 만든 주소록에 글을 쓸 수가 있다. 맨 위의 웹에 공개는 링크를 통하지 않고도 들어올 수 있다.

 특정 사용자를 선택하게 되면 특정 사용자에게 이 주소를 보내 메일을 받은 사람만 공유할 수 있게  된다. 특정 사용자에게 메일 주소를 입력하는 화면은 공유를 클릭하면 나오는 첫 화면에  있다.

만들어진 주소를 복사하여 친구나 지인들에게 여러 방식으로 전송하면 해당 문서에 글을 남길 수 있다. 글을 남기는 사용자는 특별히 저장하거나 전송하는 행위가 필요없고, 실시간 인터넷상에 저장이 된다. 그러므로 중복 될 일도 없고, 문서의 삭제를 걱정할 필요도 없으며, 실시간으로 수정 상황을 볼 수 있으므로 참여하지 않은 사용자에게 독촉할 수도 있으니 이 얼마나 편리한 일인가?

 

그리고 한가지 팁은 위의 링크 주소는 상당히 길다. 그래서 문자나 쪽지 카톡 형태로 보내기에는 너무 길다. 이런 경우 구글의 짧은 주소 서비스를 이용하면 위의 화면처럼 인터넷 주소를 짧게 줄일 수 있다. 구글의 짧은 주소 서비스 접속 주소는 http://goo.gl/ 이다.